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Azienda: Gruppo OTB S.p.A.
Data di emissione: 18/03/2024
Versione: 4.0
Lettera del Presidente
1. Introduzione
2. Destinatari e struttura del Codice Etico
3. Principi generali
3.1. Integrità e coerenza
3.2. Legalità e onestà
3.3. Tutela e rispetto della persona
3.4. Rispetto dei diritti umani
3.5. Tutela dell’ambiente
4. Standard di comportamento
4.1. Gli stakeholder del Gruppo OTB
4.2. Collaboratori
4.3. Soci e Azionisti
4.4. Clienti
4.5. Fornitori di beni e servizi
4.6. Pubblica Amministrazione
4.7. Comunità locali e mass media
4.8. Etica nella gestione degli affari
5. Norme di attuazione e controllo del Codice Etico
5.1. Entrata in vigore e modifiche
Sono cresciuto con i valori che mi hanno insegnato i miei genitori e su quelli ho impostato la mia vita, il mio comportamento verso il prossimo, i miei collaboratori e la mia azienda.
Oggi è fondamentale codificare l'approccio etico che ci contraddistingue, perché ciascuno di noi (e ciascuna delle nostre aziende) ha un ruolo sociale e tutti abbiamo la responsabilità di rappresentare degli esempi di comportamento per i nostri colleghi, per i nostri fornitori, per i nostri clienti, per la società – a livello locale, nazionale ed internazionale.
È con grande piacere che vi presento il nostro Codice Etico di Gruppo che dovrà essere letto, compreso, assimilato, e rispettato da ogni persona che lavora per OTB S.p.A. e per ciascuna delle aziende del Gruppo; e che sarà parte integrante del nostro DNA, per una migliore qualità di vita per tutti.
All the best.
Renzo Rosso, Presidente OTB S.p.A.
OTB è il gruppo a cui fanno capo alcuni tra i marchi di moda più iconici al mondo come Diesel, Maison Margiela, Marni, Viktor&Rolf, Jil-Sander e aziende all’avanguardia come Staff International e Brave Kid, specializzate rispettivamente nella produzione e distribuzione mondiale di marchi del prêt-à-porter e di abbigliamento per bambini. I nostri marchi sono conosciuti internazionalmente come i brand di consumatori non convenzionali. La mission del Gruppo OTB è quella di “far crescere/costruire marchi dedicati ad una nuova tipologia di consumatori, favorendone lo sviluppo, sfidando le regole, incoraggiando la creatività”. Con passione, creatività e un approccio pragmatico, OTB svela la sostanza e l'autentico carattere dei suoi marchi: innovativi e iconici, unici e audaci. Proiettando questa ambizione verso il futuro, i nostri brand non cambiano soltanto il modo in cui i consumatori vedono sé stessi, ma anche come vedono il mondo che li circonda. Il Gruppo, presieduto da Renzo Rosso, incarna oggi la sua anima e visione. OTB punta a superare i confini di moda e lifestyle, offrendo un portafoglio di marchi per un nuovo tipo di consumatori, quelli che sfidano le percezioni tradizionali e preferiscono avvicinarsi alla moda a modo loro. Acronimo di “Only The Brave”, persino il nome OTB riflette la visione e i valori del Gruppo.
I marchi del Gruppo hanno una rete di oltre 500 negozi monomarca diretti e indiretti nel mondo. Il ciclo produttivo per la realizzazione delle collezioni è articolato e si sviluppa grazie a numerose attività: dalla creazione, da parte degli stilisti, di bozzetti tradotti dai modellisti, all’organizzazione di uffici delegati nel mondo all’interno dei quali si garantisce la sicurezza e la conformità alle norme internazionali dei prodotti; dalla gestione della rete di fornitori, façonisti e professionisti qualificati al costante controllo lungo l’intero ciclo produttivo volto a garantire la realizzazione di collezioni di valore che soddisfino i clienti, sino a comprendere la definizione di strategie distributive e la gestione dei canali di vendita nazionali e internazionali.
Il Gruppo OTB, composto dalla capogruppo OTB S.p.A. e dalle società da essa direttamente o indirettamente controllate (di seguito anche il “Gruppo”), è una realtà internazionale che opera in molteplici contesti e svolge un ruolo rilevante rispetto agli aspetti economici, sociali, ambientali delle comunità e dei Paesi in cui svolge le proprie attività.
Il presente Codice Etico (di seguito anche il “Codice”) è un documento ufficiale del Gruppo OTB che descrive l’insieme di valori, principi e regole di comportamento cui il Gruppo si attiene nella conduzione dei propri affari, nell’esercizio delle proprie attività e nella gestione dei rapporti con gli stakeholder, e che orientano il comportamento dei suoi dipendenti e di tutti coloro con i quali il Gruppo entra in contatto nel corso della sua attività (di seguito “Destinatari”).
Tutti coloro che lavorano nel e per il Gruppo sono impegnati ad osservare e a fare osservare i principi del presente Codice Etico nell’ambito delle proprie funzioni e responsabilità. In nessun modo la convinzione di agire a vantaggio o nell’interesse del Gruppo può giustificare l’adozione di comportamenti in contrasto con questi principi.
I principi e le disposizioni del presente Codice Etico hanno come Destinatari i membri del Consiglio di Amministrazione, i componenti degli organi sociali, i dirigenti, i dipendenti di tutte le società del Gruppo e tutti coloro che, a vario titolo, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, agiscono in nome o per conto del Gruppo (ad esempio, consulenti, agenti, lavoratori interinali).
Il Gruppo OTB predilige interlocutori che si uniformano nei loro comportamenti a principi etici condivisibili e in linea con quelli espressi nel presente Codice Etico.
Il presente Codice Etico si applica in tutti i Paesi in cui il Gruppo OTB opera e a tutti gli aspetti dell’attività del Gruppo.
Il Codice Etico si articola in:
Il Gruppo OTB si ispira ai seguenti valori:
Ai fini del presente Codice Etico sono di seguito riportati i principi generali di comportamento a cui ciascun Destinatario deve ispirare la propria condotta nello svolgimento dei propri compiti.
3.1. Integrità e coerenza
Il Gruppo OTB si impegna ad agire in modo onesto, leale e trasparente, nel rispetto degli impegni presi ed evitando comportamenti tali da trarre indebito vantaggio da posizioni di svantaggio dei terzi e agendo secondo buona fede in ogni attività o decisione.
Il vertice aziendale, il management e i responsabili delle strutture aziendali devono costituire un esempio e un modello di riferimento per tutti i dipendenti, manifestando una condotta ineccepibile nell’esercizio delle attività di competenza, promuovendo costantemente un forte senso di integrità, lo spirito di collaborazione, di fiducia, di rispetto reciproco, di coesione e di gruppo al fine di tutelare e migliorare sistematicamente il clima aziendale, l’immagine e il prestigio del Gruppo OTB.
3.2. Legalità e onestà
Il Gruppo OTB considera principio imprescindibile della propria attività il rispetto delle leggi e dei regolamenti applicabili in tutti i Paesi in cui lo stesso opera, la correttezza e la trasparenza nella conduzione degli affari. In nessun caso il perseguimento dell’interesse del Gruppo può giustificare una condotta contraria ai principi di correttezza, onestà e legalità.
3.3. Tutela e rispetto della persona
Il Gruppo OTB riconosce nel valore della persona e nell’unicità di ogni essere umano l’elemento fondamentale della propria cultura. Il Gruppo OTB rispetta idee e punti di vista diversi. L’eterogeneità dei collaboratori del Gruppo offre la possibilità di comprendere appieno mercati e clienti, di arricchire le competenze e di raggiungere al meglio gli obiettivi fissati. Il Gruppo OTB rispetta i diritti fondamentali delle persone, tutela l’integrità fisica e morale e garantisce a tutti uguali opportunità.
Il Gruppo OTB rifiuta ogni forma di violenza e discriminazione, in particolare quelle basate su fattori quali genere, disabilità, orientamento sessuale, identità di genere, età, opinioni politiche, credo religioso, origine etnica e geografica, condizioni sociali e culturali.
Respinge e contrasta ogni forma di comportamento molesto e lesivo della dignità personale nei luoghi di lavoro e favorisce un ambiente di lavoro sicuro, sereno e favorevole alle relazioni interpersonali su un piano di uguaglianza, reciproca correttezza e rispetto.
Il Gruppo OTB riconosce la salute e sicurezza sul posto di lavoro come un diritto fondamentale dei suoi dipendenti e un elemento chiave della sostenibilità del Gruppo.
Il Gruppo OTB si impegna affinché siano ripudiate forme di discriminazione, di lavoro forzato o minorile. In particolare, il Gruppo OTB si impegna affinché sia prestata massima considerazione al riconoscimento ed alla salvaguardia della dignità, della libertà e dell’uguaglianza degli esseri umani.
3.4. Rispetto dei diritti umani
Il Gruppo rispetta i diritti umani e fondamentali della persona e, nel suo agire, si ispira agli International Labour Standard (ILS) contemplati nelle convenzioni fondamentali dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro (ILO); a titolo esemplificativo si menziona il rispetto del diritto di libertà associativa e del diritto alla contrattazione collettiva (Convenzioni ILO n° 87 ; 98; 135; 154), la libertà nella scelta dell’impiego (Convenzioni ILO n° 29 e 105 in tema di lavoro forzato), l’esclusione di ogni forma di lavoro minorile all’interno dei siti produttivi (Convenzioni ILO n° 138 e 182), l’esclusione di ogni forma di discriminazione, violenza o abuso sul posto di lavoro (Convenzioni ILO n° 100; 111; 183), la definizione degli standard minimi in tema di salute e sicurezza sul lavoro (Convenzione ILO n° 155), la definizione del rapporto tra datore di lavoro e lavoratori dipendenti sulla base di contratti riconosciuti dai diversi ordinamenti nazionali.
3.5. Tutela dell’ambiente
Il Gruppo OTB è impegnato a pianificare le proprie attività garantendo il miglior equilibrio possibile tra iniziative economiche e tutela ambientale, in funzione dei diritti delle generazioni presenti e future, e in un’ottica di sviluppo sostenibile del business. Il Gruppo infatti, in ottica di miglioramento continuo, promuove l’uso di pratiche operative in grado di ridurre l’impatto ambientale generato dallo svolgimento delle proprie attività.
4.1. Gli stakeholder del Gruppo OTB
Gli stakeholder o portatori d’interesse sono i soggetti interni ed esterni, singoli o gruppi, nonché le organizzazioni e le istituzioni che li rappresentano, i cui interessi sono influenzati in maniera diretta o indiretta dalle attività del Gruppo.
In particolare, il Gruppo OTB ha identificato le seguenti categorie di portatori d’interesse:
Per i suddetti stakeholder sono declinati e si applicano regole e standard di comportamento in linea con i valori e i principi cui si ispira il Gruppo OTB.
4.2. Collaboratori
Il Gruppo riconosce la centralità delle Risorse Umane nella convinzione che il principale fattore di successo di ogni impresa sia costituito dal contributo umano, professionale e creativo delle persone che vi operano. Spirito di squadra, trasparenza e mutuo rispetto sono considerati alla base delle relazioni con tutte le persone.
Il Gruppo OTB si aspetta che tutti i propri Collaboratori adottino una condotta corretta, trasparente e il linea con i principi del presente codice nello svolgimento della loro funzione, contribuendo all’affermazione e al continuo miglioramento della reputazione aziendale, nonché alla tutela del valore del Gruppo. Il Gruppo OTB si aspetta inoltre professionalità, affidabilità, determinazione, impegno, senso di responsabilità, dinamicità e un atteggiamento proteso al miglioramento continuo nello svolgimento di ogni attività.
4.2.1. Selezione e sviluppo del personale
Nella fase di selezione, assunzione e avanzamento di carriera dei Collaboratori sono effettuate valutazioni esclusivamente sulla base di profili attesi e considerazioni di merito oggettive, trasparenti e verificabili, evitando ogni forma di clientelismo e discriminazione. Il Gruppo si impegna a offrire pari opportunità nel lavoro e nell’avanzamento professionale a tutti i suoi Collaboratori nel rispetto di competenze e performance. A ciascun Collaboratore pertanto sono proposte identiche opportunità di lavoro e/o di crescita professionale senza discriminazione alcuna, fin dalla prima fase di selezione.
Pratiche di corruzione pubblica e privata, favori illegittimi, comportamenti collusivi sono inaccettabili e, quindi, proibiti. Il Gruppo non tollera nessuna forma di favoritismo di carattere personale e/o familiare. Ai dipendenti del Gruppo è fatto divieto di esercitare pressioni e sollecitazioni, anche attraverso terzi, che possano essere finalizzate a influenzare il regolare e trasparente processo di selezione e di avanzamento di carriera definito dal Gruppo.
Il Gruppo OTB si impegna ad offrire ai lavoratori le medesime opportunità di lavoro, garantendo un trattamento normativo e retributivo equo basato esclusivamente su criteri di merito e di competenza, senza discriminazione alcuna. In particolare, il Gruppo OTB si impegna affinché siano garantite attività di selezione, assunzione, formazione nonché politiche retributive e di gestione delle risorse umane senza discriminazione alcuna al fine di creare un ambiente di lavoro nel quale caratteristiche od orientamenti personali non possano dare luogo a discriminazioni.
4.2.2. Costituzione del rapporto di lavoro
Gli inserimenti dei Collaboratori avvengono con regolare contratto di lavoro nel rispetto delle leggi vigenti in ciascun Paese in cui il Gruppo opera. Non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare. Il Gruppo non assume Collaboratori stranieri privi del permesso di soggiorno o con un permesso revocato o scaduto, per il quale non sia stata presentata la domanda di rinnovo.
Alla costituzione del rapporto di lavoro ogni Collaboratore è portato a conoscenza dei termini e delle condizioni definite dalla posizione occupata. Il Gruppo fornisce retribuzioni e condizioni eque e ragionevoli; le retribuzioni e i benefit riconosciuti ai dipendenti del Gruppo soddisfano almeno i requisiti di legge stabiliti in ciascun Paese.
4.2.3. Gestione del personale
Le persone che entrano a far parte del Gruppo sono affiancate a figure più esperte, in grado di fornire loro l’adeguato orientamento all’interno della struttura, di indicare gli obiettivi da perseguire, e di comunicare in modo chiaro e trasparente le condizioni contrattuali previste.
Le persone, in relazione al ruolo ricoperto all’interno dell’organizzazione, lavorano su obiettivi aziendali, funzionali, manageriali definiti che vengono valutati annualmente dal responsabile diretto, il quale finalizzerà una valutazione di tipo meritocratico basata sui risultati conseguiti dal singolo e dal Gruppo stesso.
La gestione dei rapporti di lavoro e di collaborazione è volta a sviluppare le capacità e le competenze di ciascuno, secondo una politica di merito orientata alle pari opportunità. Ogni dipendente ha il dovere di scambiare e diffondere le informazioni essenziali all’interno della propria unità lavorativa o del progetto in cui è inserito. Mettere le conoscenze a disposizione di chi ne ha bisogno porta a risultati migliori, ad una maggiore efficienza e consente ai colleghi di sviluppare il pieno utilizzo delle proprie capacità in tempi più veloci.
La formazione del personale e un costante aggiornamento sono un’esigenza primaria del Gruppo. Il Gruppo OTB promuove lo spirito di squadra e la collaborazione e si aspetta che i dipendenti, a tutti i livelli, collaborino al fine di mantenere un clima di reciproco rispetto.
4.2.4. Molestie sessuali, morali e mobbing
Le molestie sessuali, le molestie morali o “mobbing” non sono tollerate dal Gruppo, in qualsiasi forma esse si manifestino. Tutti devono mostrare sensibilità e rispetto nei confronti degli altri e astenersi da qualsiasi comportamento considerato offensivo.
Per molestia sessuale si intende ogni comportamento indesiderato a connotazione sessuale espresso in forma fisica, verbale o non verbale, avente lo scopo o l’effetto di violare la dignità e la libertà di chi lo subisce e di creare un clima intimidatorio, ostile, degradante, umiliante e offensivo.
Costituiscono molestia morale o mobbing quegli atti e comportamenti ostili, aggressivi o vessatori intenzionalmente posti in essere in modo reiterato e sistemico, in costante progresso e con modalità persecutorie da parte di chi si trova in posizione sovraordinata o subordinata rispetto alla persona che ne è vittima, ovvero da altri colleghi; tali atti e comportamenti hanno lo scopo o l’effetto di violare la dignità personale e di danneggiare l’integrità psicofisica della persona, anche emarginandola dall’ambiente di lavoro.
4.2.5. Tutela della salute e sicurezza sul lavoro
Il Gruppo garantisce il proprio impegno nella prevenzione degli infortuni e delle malattie professionali perseguendo il miglioramento continuo delle proprie prestazioni di sicurezza.
Si impegna a diffondere e consolidare una cultura della salute e sicurezza sul lavoro sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili. Organizza piani di formazione e svolge azioni preventive e verifiche periodiche al fine di preservare la salute e la sicurezza dei lavoratori.
Ciascun Collaboratore deve adottare le misure preventive stabilite dal Gruppo per la tutela della propria salute e sicurezza, comunicate mediante specifiche linee guida, istruzioni, formazione e informazione. Ciascun Collaboratore non deve esporre sé stesso o altri lavoratori a pericoli che possano causare lesioni e recare danno a sé stesso o ad altri.
4.2.6. Fumo e abuso di sostanze alcoliche o stupefacenti
Tutti i Collaboratori devono adoperarsi per mantenere un ambiente di lavoro decoroso nel quale sia rispettata la dignità di ciascun individuo.
Ad ogni Collaboratore è espressamente vietato di prestare attività lavorativa in stato di ubriachezza, ovvero sotto l’effetto di sostanze stupefacenti, allucinogene o che comunque influenzino il regolare svolgimento dell’attività lavorativa.
Al fine di creare un ambiente salutare per i Collaboratori e i visitatori, il Gruppo ha previsto il divieto in via generale di fumare nei luoghi di lavoro.
4.2.7. Riservatezza e Privacy
Le informazioni che hanno carattere di riservatezza, i dati, le conoscenze acquisite, elaborate e gestite dai dipendenti nell’esercizio della propria attività lavorativa devono rimanere strettamente riservate e non devono essere acquisite, utilizzate, comunicate o divulgate, sia all’interno che all’esterno del Gruppo, se non dalle persone autorizzate e nel rispetto delle procedure aziendali. È richiesto di prestare la massima attenzione e riservatezza per tutelare le informazioni generate o acquisite onde evitarne ogni uso improprio e non autorizzato.
A titolo puramente esemplificativo e non esaustivo, sono considerate informazioni riservate: i progetti aziendali (piani commerciali, strategici, industriali, operativi, ecc.), gli investimenti ed i disinvestimenti, i dati relativi ai dipendenti, le informazioni che riguardano know-how e processi, le banche dati quali Fornitori, Clienti e Collaboratori, attività di innovazione tecnologica, piani di acquisizione o fusione ed accordi societari.
4.2.8. Utilizzo dei beni aziendali e del tempo
Ogni Collaboratore del Gruppo deve utilizzare con diligenza e rispetto i beni aziendali messi a disposizione come strumenti di lavoro al fine di svolgere al meglio le proprie mansioni, specialmente quando tali beni vengono utilizzati per uso personale anche se preventivamente autorizzati.
Ogni Collaboratore si impegna a rispettare le leggi e le normative vigenti in ciascun Paese in cui il Gruppo opera a tutela dei diritti d’autore e della proprietà intellettuale. I software e le banche dati protette da copyright e utilizzate dal personale nello svolgimento delle proprie attività non possono essere riprodotti o duplicati, né per fini aziendali né per uso personale. È vietato installare e/o utilizzare sui computer del Gruppo software o banche dati non autorizzati. Tutti i Collaboratori sono tenuti a seguire le linee guida del Gruppo in merito all’utilizzo, accesso, e sicurezza dei software e di ogni sistema di information technology, e-mail, internet e portale interno.
Il tempo lavorativo deve essere utilizzato in modo responsabile e nell’interesse del Gruppo: il dipendente non può svolgere, durante il proprio orario lavorativo, altre attività che non siano strettamente collegate con le proprie mansioni d’ufficio.
4.3. Soci e Azionisti
Obiettivo primario del Gruppo OTB è la creazione di valore sostenibile nel tempo, tale cioè da remunerare il rischio imprenditoriale attraverso una politica attenta a salvaguardarne anche la solidità.
Il Gruppo OTB rende disponibili tutte le informazioni che permettono a Soci ed Azionisti di operare scelte di investimento informate e consapevoli, garantendo la correttezza, la chiarezza e la parità di accesso all’informazione.
In relazione a tali principi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, è vietato:
I rapporti Infragruppo sono regolati contrattualmente e improntati a principi di integrità, trasparenza e lealtà. I corrispettivi per le operazioni intercompany sono giustificati e determinati con equità, considerando i valori di mercato, al fine di non aggravare indebitamente la controparte.
4.3.1. Rapporti infragruppo
È riconosciuta autonomia alle Società del Gruppo, cui è richiesto di uniformarsi ai valori espressi nel Codice Etico e di collaborare lealmente al perseguimento degli obiettivi, nel rispetto della legge e delle normative vigenti.
Ciascuna Società evita di porre in essere comportamenti o prendere decisioni a proprio favore, che risultino pregiudizievoli per l’integrità o l’immagine delle altre Società del Gruppo.
Chi riveste cariche sociali all’interno del Gruppo ha, tra gli altri, il dovere di favorire la comunicazione tra le Società del Gruppo, di sollecitare ed utilizzare sinergie e di cooperare nell’interesse degli obiettivi comuni.
4.4. Clienti
È obiettivo primario del Gruppo la piena soddisfazione dei propri Clienti. Il Gruppo è proteso alla creatività e all’innovazione mantenendo elevati livelli di qualità e di servizio. Per il Gruppo è fondamentale che la relazione con i Clienti sia improntata ai principi di correttezza, onesta, professionalità e trasparenza.
Il Gruppo fornisce accurate ed esaurienti informazioni circa i prodotti ed i servizi offerti, in modo che i Clienti possano assumere decisioni consapevoli. Inoltre, assicura opportune modalità di dialogo e di ascolto, impegnandosi a dare sempre un riscontro ai suggerimenti ed ai reclami, al fine di consolidare il rapporto nel lungo periodo.
Il Gruppo OTB assicura che i prodotti incontrino le aspettative e i requisiti del mercato, anche in termini di sicurezza dei materiali e delle sostanze chimiche utilizzate per il trattamento dei tessuti, perseguendo la qualità e il miglioramento continuo nell’ambito delle attività svolte, contribuendo in tal modo al successo dell’impresa ed alla soddisfazione degli stakeholder.
4.5. Fornitori di beni e servizi
Fornitori hanno un ruolo fondamentale nel migliorare la competitività complessiva del Gruppo OTB. Nei rapporti con i propri Fornitori il Gruppo promuove comportamenti onesti, diligenti, trasparenti e cooperativi. Parallelamente, incoraggia i propri Fornitori ad utilizzare i medesimi criteri, con l’intento di beneficiare vicendevolmente degli effetti positivi che una relazione stabile e di lungo termine, basata sulla fiducia, è in grado di produrre.
La comunicazione del Gruppo circa i prodotti ed i servizi richiesti è accurata ed esauriente, in modo che i Fornitori siano in grado di approntare offerte informate e consapevoli. I reclami e le segnalazioni di incongruenze nelle forniture devono essere veritieri e non strumentali per avvantaggiare indebitamente il Gruppo.
Il Gruppo OTB si impegna a sensibilizzare i propri Fornitori sui temi del presente Codice Etico, al fine di promuovere la consapevolezza e il rispetto delle regole di condotta coerenti con quelle espresse nel presente documento, soprattutto con riferimento al rispetto dei diritti umani e dei lavoratori e alla gestione sostenibile e responsabile degli impatti ambientali e sociali.
I Fornitori sono selezionati e qualificati secondo criteri adeguati e oggettivi, sulla base della loro capacità di offerta, su una valutazione preliminare dell’integrità nella gestione del loro business e secondo principi di imparzialità, correttezza e qualità. Il Gruppo bilancia l’esigenza di ottenere condizioni economiche convenienti con la necessità di non derogare ai parametri di qualità nelle forniture di beni e servizi. Inoltre, sono segnalati tempestivamente ai Fornitori eventuali mutamenti significativi nei requisiti che afferiscono la qualificazione, affinché sia consentito loro di attivarsi in merito, nell’interesse della continuità dei rapporti con il Gruppo.
Il Gruppo OTB negozia ed imposta i contratti con i propri Fornitori in modo corretto, completo e trasparente cercando di prevedere le circostanze che potrebbero influire significativamente sulla relazione instaurata. Al sopraggiungere di situazioni o eventi inattesi, il Gruppo si impegna a non sfruttare eventuali condizioni di debolezza o asimmetria informativa della controparte.
L’esito delle attività di controllo sui beni e servizi ricevuti e sulle performance complessive dei Fornitori formano oggetto di condivisione con gli stessi, con l’obiettivo di agevolare il loro progressivo miglioramento nell’interesse comune.
Il compenso da corrispondere ai Fornitori dovrà essere esclusivamente commisurato alle prestazioni ed alle condizioni indicate all’interno del contratto ed i pagamenti non potranno essere eseguiti a favore di soggetti diversi da quelli pattuiti dalle parti.
Le previsioni contenute nel codice etico del Fornitore, alle quali la controparte dovesse sollecitare il Gruppo all’adesione, saranno osservate se non in conflitto con quelle del presente Codice Etico del Gruppo.
4.6. Pubblica Amministrazione
Per Pubblica Amministrazione si intendono tutti quei soggetti, privati e di diritto pubblico, che svolgono una “funzione pubblica” o un “pubblico servizio”. Per “funzione pubblica” si intendono le attività, disciplinate da norme di diritto pubblico, attinenti le funzioni legislative, amministrative e giudiziarie. Per “pubblico servizio” si intendono le attività di produzione di beni e servizi di interesse generale ed assoggettate alla vigilanza di un’Autorità Pubblica, e quelle attività volte a garantire i diritti della persona alla vita, alla salute, alla libertà di comunicazione, anche in regime di concessione e/o convenzione.
Il Gruppo non potrà farsi rappresentare nei rapporti con la Pubblica Amministrazione da Collaboratori e/o da soggetti terzi quando si possa configurare, anche solo astrattamente, un conflitto d’interesse.
Il Gruppo condanna qualsiasi comportamento posto in essere da chiunque, per suo conto o nel suo interesse, volto a promettere od offrire, direttamente o indirettamente, denaro o altre utilità a Pubblici Ufficiali e Incaricati di Pubblico Servizio, italiani o stranieri, o a loro parenti e familiari, da cui possa conseguire un interesse o un vantaggio per il Gruppo. Si considerano atti di corruzione i suddetti comportamenti, sia se tenuti direttamente dal Gruppo, sia se realizzati per il tramite di persone che agiscono per conto o nell’interesse dello stesso, ad esempio: consulenti, collaboratori a progetto, agenti, procuratori e terzi legati al Gruppo da rapporti analoghi o equivalenti.
Le persone incaricate dal Gruppo a seguire una qualsiasi trattativa d’affari, richiesta o rapporto istituzionale con la Pubblica Amministrazione italiana, comunitaria o estera, non devono per nessuna ragione cercare di influenzare impropriamente, con azioni e omissioni, le decisioni che Pubblici Ufficiali e Incaricati di Pubblico Servizio assumono per conto della Pubblica Amministrazione.
È proibito intrattenere rapporti di lavoro con impiegati della Pubblica Amministrazione o assumere ex-impiegati della Pubblica Amministrazione, loro parenti o familiari, che partecipino o abbiano partecipato personalmente ed attivamente a trattative d’affari, o avallato richieste effettuate dal Gruppo OTB alla Pubblica Amministrazione, salvo che, in considerazione delle specifiche circostanze che connotano detto rapporto di lavoro, si ritenga inesistente ogni nesso tra le funzioni assolte nella Pubblica Amministrazione ed il rapporto di lavoro in oggetto.
Qualora una Pubblica Amministrazione sia Cliente o Fornitore del Gruppo, quest’ultima deve agire nel rigoroso rispetto delle leggi e delle norme che ne regolano il rapporto.
Il Gruppo OTB condanna qualsiasi comportamento volto a conseguire, da parte dello Stato, dell’Unione Europea o di altro ente pubblico nazionale ed estero, qualsiasi tipo di contributo, finanziamento, mutuo agevolato o altra erogazione dello stesso tipo, per mezzo di dichiarazioni e/o documenti alterati o falsificati, o per il tramite di informazioni omesse o, più genericamente, per il tramite di artifici o raggiri, volti ad indurre in errore l’ente erogatore.
4.6.1. Rapporti con le Autorità Pubbliche di Vigilanza e autorità giudiziarie
La gestione dei rapporti con l’autorità giudiziaria e le altre autorità istituzionali è riservata esclusivamente alle Funzioni aziendali a ciò preposte.
Il Gruppo non nega, nasconde o ritarda alcuna informazione o comunicazione eventualmente richiesta dalle Autorità Pubbliche di Vigilanza e/o dall’autorità giudiziaria, nel corso di eventuali controlli o ispezioni, e collabora attivamente a eventuali procedure istruttorie.
4.6.2. Sovvenzioni e Finanziamenti
Contributi, sovvenzioni o finanziamenti ottenuti dallo Stato, dalle Regioni, dall’Unione Europea e da altro ente pubblico nazionale o estero, anche se di modico valore e/o importo, non possono essere destinati a finalità diverse da quelle per cui sono stati concessi.
I soggetti deputati alla gestione delle attività finanziarie, degli investimenti e/o finanziamenti ricevuti dalla Pubblica Amministrazione nazionale ed estera, dovranno improntare il loro operato a principi di correttezza e trasparenza, osservando, altresì, gli obblighi d’informazione previsti.
4.7. Comunità locali e mass media
Nell’ambito del Gruppo è presente Only The Brave Foundation, organizzazione non a scopo di lucro fondata nel 2008, con la mission di contribuire a combattere l’ineguaglianza sociale e a realizzare uno sviluppo sostenibile in aree e per persone meno avvantaggiate del mondo. Obiettivo della fondazione è selezionare e supportare la realizzazione di progetti che rispondano a criteri di innovatività, sostenibilità e che abbiano un impatto diretto e concreto sulla società.
Per il tramite di Only The Brave Foundation e nell’ambito di programmi definiti, il Gruppo OTB è impegnato a contribuire allo sviluppo sociale, economico e ambientale e al benessere delle comunità in cui opera, sostenendo iniziative sociali e culturali che promuovano i valori e i principi del Gruppo.
4.7.1. Sponsorizzazioni e contributi
Il Gruppo OTB può aderire a richieste di sponsorizzazioni destinate a eventi e iniziative che offrano garanzie di qualità e serietà, e tali attività possono essere realizzate previa definizione di appositi accordi e verifica dell’onorabilità del soggetto beneficiario e dell’evento/iniziativa promossa, evitando di elargire sponsorizzazioni a controparti di cui sia anche solo sospettata l’appartenenza ad organizzazioni criminali o la commissione di reati in materia di riciclaggio.
Previa adesione, il Gruppo è tenuto comunque a prestare particolare attenzione a possibili situazioni di conflitto di interessi personali o aziendali.
Possono essere sostenute attraverso contributi iniziative proposte da enti e associazioni dichiaratamente senza fini di lucro e con regolari statuti e atti costitutivi, valutando l’affidabilità e la loro coerenza con i valori espressi nel Codice Etico.
Inoltre, sono possibili forme di collaborazione di tipo strettamente istituzionale, volte a contribuire alla realizzazione di eventi come lo svolgimento di studi, ricerche, convegni, seminari o attività similari.
I contributi, eventualmente versati ai predetti enti, devono essere conformi e coerenti con le leggi in vigore ed essere accuratamente documentati.
4.7.2. Rapporti con gli Organi di Informazione
La comunicazione ai mezzi di informazione svolge un ruolo importante ai fini della creazione e della valorizzazione dell’immagine del Gruppo. I rapporti con i mass media spettano pertanto ai soggetti a ciò espressamente delegati e devono essere svolti in coerenza con le politiche e procedure del Gruppo.
Le comunicazioni del Gruppo verso l’ambiente esterno devono essere veritiere, chiare, trasparenti, non ambigue o strumentali e tra loro omogenee. I siti web del Gruppo saranno altresì sviluppati nel rispetto del Codice Etico, impegnandosi a non pubblicare informazioni non rispondenti a realtà o diffamatorie.
In generale, gli altri dipendenti del Gruppo non possono fornire informazioni a rappresentanti dei mass media, né impegnarsi a fornirle, senza l’autorizzazione delle Funzioni competenti.
4.7.3. Rapporti con le Organizzazioni Politiche e Sindacali
I principi di trasparenza, indipendenza ed integrità devono caratterizzare i rapporti intrattenuti dalle Funzioni aziendali con le organizzazioni politiche e sindacali. Il Gruppo non eroga, in linea di principio, contributi diretti o indiretti a partiti politici, comitati o organizzazioni politiche e sindacali.
Al fine di tutelare i diritti dei lavoratori, il Gruppo OTB si impegna inoltre a favorire buoni e continuativi rapporti con le organizzazioni sindacali.
4.8. Etica nella gestione degli affari
4.8.1. Conflitto di interessi
I Destinatari devono garantire che ogni decisione sia presa nell’interesse del Gruppo OTB. Ciascuno di essi deve evitare situazioni e/o attività che possano condurre a conflitti di interesse con quelli del Gruppo, o che potrebbero interferire o pregiudicare la loro indipedenza di giudizio e di scelta, e quindi l’imparzialità, nell’ambito di decisioni aziendali. Da qui il divieto di svolgere attività lavorative a favore della concorrenza, di prestare, senza il consenso scritto del Gruppo, la propria attività professionale a favore di terzi in qualità di dipendente, consulente, membro del Consiglio di Amministrazione o del Collegio Sindacale, nonché di agire e lavorare per conto di un Fornitore o Cliente del Gruppo.
A titolo esemplificativo e non esaustivo, potrebbero costituire fattispecie di conflitto di interessi le seguenti situazioni:
Anche lavorare con membri della propria famiglia può avere come conseguenza il manifestarsi di una situazione di influenza. Talvolta ciò può essere in contrasto con il miglior interesse del Gruppo, specialmente ove sussista un diretto rapporto gerarchico tra i due individui in stretto rapporto tra loro. I Collaboratori che si trovano il tale situazione non devono essere coinvolti nelle decisioni legate all’assunzione, retribuzione, valutazione o promozione del familiare.
Nei rapporti tra i terzi e il Gruppo, i Destinatari devono agire secondo norme etiche e legali, con esplicito divieto di ricorrere a favoritismi illegittimi, pratiche collusive, di corruzione o di sollecitazione. È fatto obbligo di riferire tempestivamente ad una delle figure di riferimento indicate nel paragrafo 5, qualsiasi informazione che possa far presumere o presagire una situazione di potenziale conflitto di interessi con il Gruppo.
4.8.2. Doni e favori
Nei rapporti con i terzi il Gruppo OTB non ammette di promettere o offrire doni e/o favori (ad esempio, denaro, oggetti, prestazioni, raccomandazioni), anche a seguito di illecite pressioni, tendenti ad ottenere indebiti vantaggi, o comunque rivolti ad acquisire o riservare trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile al Gruppo.
Allo stesso modo, il Gruppo OTB vieta ai propri Collaboratori di ricevere doni e/o favori da terzi per influenzare rapporti potenziali o effettivi con il Gruppo.
Fermo restando quanto sopra detto, sono consentiti gli atti di cortesia commerciale, purché di modico valore e tali da non compromettere l’integrità e la reputazione e da non influenzare l’autonomia di giudizio di chi li riceve.
4.8.3. Concorrenza
Il Gruppo OTB riconosce l’importanza di un mercato competitivo e si impegna a rispettare le normative vigenti in materia. Compete con i suoi concorrenti secondo principi etici di correttezza e lealtà. Il Gruppo OTB non impiegherà mezzi illeciti per acquisire segreti commerciali o altre informazioni riservate di concorrenti ed eviterà di applicare condizioni di prezzo e contrattuali particolari che abbiano il solo fine di escludere concorrenti dalla trattativa.
4.8.4. Leggi Antitrust
Il Gruppo OTB si impegna a rispettare le leggi antitrust che regolano il corretto funzionamento del mercato concorrenziale e che vietano la possibilità di formazione di accordi monopolistici o di cartello e di interferenze nei meccanismi di regolamentazione della concorrenza. In base a queste leggi, il Gruppo OTB non stipulerà accordi, neanche informali, con altre imprese al fine di alterare la concorrenza sul mercato e si impegna a non violare le leggi sulla concorrenza, anche senza agire congiuntamente con altre imprese.
4.8.5. Tutela dei dati personali
Nell’ambito dello svolgimento delle proprie attività, il Gruppo raccoglie una quantità significativa di informazioni riservate e di dati personali (relativi sia a chi opera in e per il Gruppo OTB, sia a tutte le categorie di interlocutori che si interfacciano con il Gruppo come, ad esempio, Clienti e Fornitori), che si impegna a trattare in ottemperanza a tutte le leggi vigenti e alle migliori prassi applicate in materia di riservatezza e di privacy.
Il Gruppo assicura la pertinenza del trattamento dei dati con le finalità dichiarate; i dati personali non saranno utilizzati per fini secondari senza il previo consenso dell’interessato.
4.8.6. Delitti informatici
Il Gruppo condanna ogni comportamento che possa anche indirettamente agevolare la realizzazione di fattispecie delittuose che consistono nell’accesso abusivo ad un sistema informatico o telematico, detenzione e diffusione abusiva di codici di accesso a sistemi informatici o telematici, intercettazione, impedimento o interruzione illecita di comunicazioni informatiche o telematiche, danneggiamento di sistemi informatici e telematici, danneggiamento di informazioni, dati, programmi informatici utilizzati anche dallo Stato o da altro ente pubblico o di pubblica utilità.
I Destinatari del presente Codice, in particolare, non devono in alcun modo: introdursi o mantenersi abusivamente in un sistema informatico o telematico protetto, installare apparecchiature atte ad intercettare in maniera fraudolenta comunicazioni informatiche o telematiche protette da misure di sicurezza; procurare, riprodurre o diffondere abusivamente mezzi di accesso (password, sistemi di autorizzazione, ecc.) a sistemi informatici o telematici protetti da misure di sicurezza.
4.8.7. Attività finalizzate al terrorismo e all’eversione dell’ordine democratico
Il Gruppo OTB condanna in ogni caso l’utilizzo delle proprie risorse per il finanziamento ed il compimento di qualsiasi attività destinata al raggiungimento di obiettivi terroristici o di eversione dell’ordine democratico.
4.8.8. Riciclaggio, ricettazione, falsificazione di banconote e monete, carte di pubblico credito, valori di bollo e carta filigranata
Il Gruppo condanna qualsiasi comportamento che possa anche solo indirettamente agevolare la realizzazione di fattispecie delittuose quali l’associazione per delinquere, e tra queste anche quella finalizzata al traffico illecito di sostanze stupefacenti o psicotrope, il riciclaggio, la ricettazione e comunque l’impiego di beni, denaro o altre utilità di provenienza illecita, nonché l’autoriciclaggio, e l’intralcio alla giustizia.
Il Gruppo ottempera alla legislazione applicabile in materia di antiriciclaggio e di lotta alla criminalità organizzata, in qualsiasi giurisdizione competente, facendo attenzione che le operazioni di cui è parte non presentino, anche solo potenzialmente, il rischio di favorire il ricevimento o la sostituzione o l’impiego di denaro o beni derivanti da attività criminali.
I Destinatari non devono, in alcun modo e in alcuna circostanza, correre il rischio, per mancanza di assunzione delle dovute informazioni, di essere implicati in vicende relative al riciclaggio, o all’autoriciclaggio, di denaro proveniente da attività illecite o criminali, falsificare e/o mettere in circolazione banconote, monete, carte di pubblico credito, valori di bollo e carta filigranata.
4.8.9. Trasparenza nell’informativa contabile, nelle dichiarazioni fiscali e nei controlli interni
La trasparenza contabile si fonda sulla verità, accuratezza, completezza ed affidabilità della documentazione dei fatti gestionali e delle relative registrazioni contabili.
Ciascun Destinatario è tenuto a collaborare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilità. Per ogni operazione è conservata agli atti un’adeguata documentazione di supporto dell’attività svolta, in modo da consentire l’agevole registrazione contabile, l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità nonché la ricostruzione accurata dell’operazione.
Ciascuna registrazione deve riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di supporto. I Destinatari che venissero a conoscenza di omissioni, falsificazioni, alterazioni o trascuratezze dell’informativa e della documentazione di supporto sono tenuti a riferire i fatti ad una delle figure di riferimento indicate nel paragrafo 5.
Le informazioni registrate in contabilità devono inoltre essere correttamente riflesse all’interno delle dichiarazioni fiscali del Gruppo, al fine di creare un rapporto di correttezza e di trasparenza nei confronti dei soggetti dell’Amministrazione Fiscale e dell’Amministrazione Finanziaria. Il Gruppo pertanto condanna qualsiasi comportamento volto a compiere operazioni simulate, a distruggere documentazione rilevante ai fini fiscali e a ostacolare l’operato degli Organi appena citati.
Il Gruppo OTB riconosce l’importanza primaria dei controlli interni per una buona gestione e per garantire il raggiungimento degli obiettivi del Gruppo. Il Gruppo reputa fondamentale la diffusione, a tutti i livelli della propria organizzazione, di una cultura aziendale consapevole dell’importanza di un adeguato sistema di controllo interno. In particolare, il sistema di controllo interno deve favorire il raggiungimento degli obiettivi aziendali e deve pertanto essere orientato al miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza dei processi produttivi e gestionali.
Tutti i Destinatari, nell’ambito delle funzioni svolte, sono responsabili del corretto funzionamento del sistema di controllo. La Funzione Corporate Governance & Internal Audit e le società di revisione incaricate hanno libero accesso ai dati, alla documentazione ed alle informazioni utili per lo svolgimento della loro attività.
4.8.10. Attività finalizzate al contrabbando di beni
Il Gruppo OTB ottempera alla legislazione in materia di contrabbando ponendo in essere adeguati controlli al fine di garantire che siano stati svolti correttamente e completamente tutti gli adempimenti doganali sui beni importati ed esportati dalle proprie società, e garantire che i rapporti con le Autorità Doganali avvengano nel rispetto dei criteri di integrità e trasparenza. Il Gruppo condanna pertanto qualsiasi condotta volta a sottrarre beni al pagamento, in tutto o in parte, dei diritti di confine, indipendentemente dalle modalità con cui queste possano concretizzarsi (es. via aerea, via marittima, etc.). In considerazione della dimensione internazionale delle proprie attività, il Gruppo si impegna inoltre a promuovere i medesimi comportamenti presso i propri Fornitori e Clienti.
Il Gruppo OTB vigila con attenzione sull’osservanza del Codice Etico da parte di tutti i Destinatari, predisponendo adeguati strumenti di informazione, prevenzione e controllo e assicurando la trasparenza delle operazioni e dei comportamenti posti in essere, intervenendo, qualora necessario, con azioni correttive e sanzioni adeguate.
Il Gruppo assicura la più ampia divulgazione del Codice Etico, portandolo a conoscenza degli stakeholder interni ed esterni mediante apposite attività di comunicazione.
Il Gruppo promuove la realizzazione di corsi di formazione ai propri collaboratori volti a favorire la piena comprensione dei principi e delle norme previste dal presente Codice Etico.
Tutti gli Stakeholders o portatori di interesse del Gruppo OTB sono tenuti al rispetto del Codice ed a segnalare eventuali comportamenti non conformi ai principi e alle regole in esso contenuti.
Il Gruppo OTB ritiene il Codice Etico quale parte integrante ed essenziale del Modello di Organizzazione e Gestione adottato.
Le eventuali segnalazioni di violazioni alle disposizioni del presente Codice, che si richiede essere effettuate in buona fede, sulla base di elementi di fatto precisi e concordanti, a tutela dell’integrità dell’ente e non per scopi personali, potranno essere inoltrate utilizzando la piattaforma digitale di segnalazione disponibile in apposita sezione del sito internet della Società di riferimento (si veda la Policy di gestione delle Segnalazioni presente sul sito internet della Società), attraverso le seguenti modalità:
In entrambi i casi, il canale è idoneo ad assicurare la riservatezza delle fonti e delle informazioni di cui si venga in possesso, nonché a garantire l’anonimato della segnalazione.
Con riferimento agli Stakeholders o portatori di interesse delle Società del Gruppo OTB, non specificatamente indicate nella Policy di Gestione delle Segnalazioni, nel caso di necessità di informazioni relative al Codice Etico o in ogni situazione in cui si possa avere il dubbio su quale sia il comportamento più appropriato e/o per segnalare una violazione del codice possono utilizzare la casella mail codeofethics@otb.net
La Funzione Corporate Governance & Internal Audit, una volta ricevute le segnalazioni, avvalendosi del supporto di altre Funzioni aziendali competenti, in particolare le Funzioni People & Organization e Legal & Corporate Affairs di Gruppo, farà in modo che tutte le denunce ricevute siano:
Il Gruppo garantisce confidenzialità e riservatezza sull’identità di chi effettua la segnalazione e non tollera nessuna forma di ritorsione nei confronti di chi, in buona fede, ha fatto segnalazioni di possibili violazioni del Codice Etico o richiede chiarimenti sulle modalità applicative dello stesso.
La violazione dei principi del presente Codice Etico lede il rapporto di fiducia instaurato con il Gruppo OTB e può portare ad azioni disciplinari, legali o penali. Il Gruppo, infatti, intende sanzionare i comportamenti dei Collaboratori che non siano congruenti e rispettosi dei valori e dei principi che costituiscono il Codice Etico, secondo la gravità delle infrazioni commesse e dei comportamenti assunti.
L’osservanza delle norme del Codice Etico è parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei Collaboratori del Gruppo. Pertanto, la violazione costituisce inadempimento alle obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro o illecito disciplinare che può pregiudicare la continuità del rapporto di lavoro e comportare azioni per il risarcimento dei danni.
Per i Destinatari non dipendenti, l’osservanza del Codice costituisce presupposto per la prosecuzione del rapporto professionale/collaborativo in essere con la Società; pertanto, la violazione delle norme del Codice potrà costituire inadempimento delle obbligazioni contrattuali, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla risoluzione del contratto e/o dell’incarico e potrà comportare il risarcimento dei danni subiti dal Gruppo.
5.1. Entrata in vigore e modifiche
Il presente Codice Etico è approvato dal Consiglio di Amministrazione di OTB S.p.A. in data xx marzo 2024 e recepito da tutte le società del Gruppo.
Eventuali aggiornamenti, integrazioni e variazioni apportate al Codice Etico sono approvate dall’Amministratore di OTB S.p.A. con delega in materia di corporate governance.
Il presente Codice Etico è adottato da tutte le entità legali e da tutti i collaboratori del Gruppo OTB.